Regulamin

1. Postanowienia ogólne

1.1. Użyte w niniejszym dokumencie określenia pisane wielką literą mają następujące znaczenie:

1.1.1. Organizator - Organizatorem wydarzeń jest firma Trio Conferences Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. z siedzibą w Warszawie (ul. Wołoska 9,02-583 Warszawa), wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000426321, NIP: 521-363-33-93

1.1.2.Wydarzenie – konferencja, warsztat, szkolenie opracowane przez Organizatora

1.1.3. Uczestnik – osoba, która fizycznie bierze udział w wydarzeniu, Uczestnik może sam zgłosić udział lub zlecić tę czynność Zgłaszającemu

1.1.4.Zgłaszający - osoba niebędąca konsumentem, która dokonuje rejestracji Uczestnika w jego imieniu lub Firmy

1.1.5.Regulamin – niniejszy dokument regulujący warunki świadczenia usług związanych z organizacją Wydarzeń

1.2. Przepisy Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Wydarzeniu i obowiązują wszystkich Uczestników oraz Zgłaszających.

1.3. Oficjalny serwis internetowy Wydarzeń znajduje się pod adresem: www.trioconferences.pl.

1.4. Regulamin dostępny jest pod adresem wskazanym w ust. 1.3 powyżej.

1.5. Do korzystania z usługi rejestracji w Wydarzeniu wymagany jest komputer z dostępem do internetu i wyposażony w aktualną wersję jednej z przeglądarek internetowych: Internet Explorer, Chrome, Firefox, Opera, Safari dla urządzeń Apple

1.6. Uczestnik / Zgłaszający nie może zamieszczać ani przesyłać treści bezprawnych przy wykorzystaniu systemu internetowego udostępnionego przez Organizatora.

2. Uczestnictwo w Wydarzeniu

2.1. Warunkiem uczestnictwa w wydarzeniu jest zgłoszenie uczestnictwa przez Uczestnika lub Zgłaszającego poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Wydarzenia, skanem (na adres e-mail: kontakt@trioconferences.pl; rejestracja@trioconferences.pl lub bezpośrednio na adres mailowy pracownika) lub na adres Organizatora wskazany w § 1 pkt. 1.1.1 powyżej.

2.2.Wypełnienie formularza on-line, przesłanie wypełnionego i podpisanego zgłoszenia faksem, pocztą tradycyjną lub elektroniczną, stanowi zawarcie wiążącej umowy pomiędzy Uczestnikiem/ Zgłaszającym a Organizatorem. Elektroniczna wersja faktury pro forma jest wystawiana standardowo i wysyłana automatycznie na adres mailowy Zgłaszającego/Uczestnikach po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego.

2.3. Osoba podpisująca formularz zgłoszeniowy w imieniu zgłaszającego oświadcza, iż posiada stosowne uprawnienia do działania w imieniu i na rzecz Zgłaszającego.

2.4. Warunkiem udziału w Wydarzeniu jest wniesienie opłaty.

2.5. Wpłaty za udział w Wydarzeniu należy wnosić w ciągu 14 dni od daty rejestracji uczestnictwa, nie później niż w dniu Wydarzenia. Wpłaty należy dokonać na konto Organizatora prowadzone przez ING Bank Śląski S.A. o numerze: 63 1050 1025 1000 0023 6361 0177.

W tytule przelewu należy zamieścić tytuł Wydarzenia i nazwę / nazwisko Uczestnika.

2.6. Organizator wystawi fakturę VAT po dokonaniu wpłaty.

2.7. Każdy Uczestnik otrzyma certyfikat potwierdzający udział w Wydarzeniu.

2.8. Koszt udziału w Wydarzeniu obejmuje prelekcje, materiały, lunch oraz przerwy kawowe.

3. Rezygnacja z udziału w Wydarzeniu

3.1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Wydarzeniu. Rezygnacja Uczestnika z udziału powinna być dokonana w formie pisemnej i przesłana listem poleconym na adres Organizatora wskazany w § 1 pkt 1.1.1 powyżej.

3.2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Wydarzeniu:

  1. a) w terminie do 21 dni przed datą rozpoczęcia Wydarzenia, Uczestnik obciążony zostanie opłatą administracyjną w wysokości 400 zł +23% VAT (osobno za każdego zgłoszonego Uczestnika);
  2. b) na mniej niż 21 dni przed datą rozpoczęcia Wydarzenia, Uczestnik (Zgłaszający) zobowiązany jest do zapłaty pełnych kosztów uczestnictwa wynikających z zawartej umowy.

4. Opłaty

4.1. Opłaty za uczestnictwo w Wydarzeniu są zamieszczone na stronie internetowej Wydarzenia pod adresem www.trioconferences.pl (w zakładce „zgłoś udział”).

4.2. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Wydarzenia wskazany w formularzu zgłoszeniowym.

4.3. W przypadku nieodwołania zgłoszenia uczestnictwa oraz niewzięcia udziału w Wydarzeniu, zgłaszający zobowiązany jest do zapłaty pełnych kosztów uczestnictwa wynikających z umowy.

4.4. Brak wpłaty za udział w Wydarzeniu nie jest równoznaczny z rezygnacją.

4.5. W miejsce zgłoszonej osoby może wziąć udział inny pracownik firmy, po uprzednim poinformowaniu Organizatora o zmianie.

5. Metody płatności

5.1. Przelew tradycyjny

5.1.1. Płatności należy dokonać na konto wskazane w § 2 pkt. 2.5 Regulaminu w ciągu 14 dni od daty zgłoszenia udziału w Wydarzeniu, nie później niż w dniu Wydarzenia.

5.1.2. Po otrzymaniu zgłoszenia i wyborze płatności metodą przelewu tradycyjnego, Uczestnik otrzyma fakturę pro forma, na podstawie której dokona przelewu.

5.2. Przelew internetowy

5.2.1. Wybór metody płatności w postaci przelewu internetowego umożliwia natychmiastowe potwierdzenie zawarcia Umowy.

5.2.2. Wybierając płatność przelewem internetowym Zgłaszający zostaje przekierowany (po kliknięciu linka wysłanego mailem na adres wskazany w Formularzu lub korzystając z platform umożliwiających bezpieczne przeprowadzenie płatności internetowych – PayU) do strony logowania banku, w którym Zgłaszający posiada rachunek bankowy, gdzie koniecznym jest zalogowanie się przez Zgłaszającego do swojego konta bankowego.

5.2.3. Po zalogowaniu się, Zgłaszający zostanie przekierowany do wypełnionego formularza przelewu. Po potwierdzeniu przelewu według zasad banku Zgłaszającego, bankowy przelew elektroniczny z płatnością za udział w wybranym Wydarzeniu zostanie zlecony przez Zgłaszającego.

5.2.4. Po dokonaniu poprawnej autoryzacji przelewu i płatności za udział w wybranym Wydarzeniu, bank blokuje środki pieniężne na rachunku bankowy Zgłaszającego, stanowiące pełną wpłatę za udział w wybranym Wydarzeniu. Czynność ta jest niezależna od Organizatora.

5.2.5. W przypadku braku możliwości zablokowania przez bank Zgłaszającego środków pieniężnych na koncie bankowym Zgłaszającego, Zgłaszający zostanie o tym poinformowany i poproszony o uregulowanie należności w inny sposób.

5.3. Karta kredytowa

5.3.1. Po dokonaniu autoryzacji płatności Zgłaszającego za udział w wybranym Wydarzeniu, wystawca karty, którą dokonano płatności, blokuje środki pieniężne na rachunku bankowym w banku Zgłaszającego, stanowiące pełną wpłatę za zarezerwowane Wydarzenia. Czynność ta jest niezależna od Organizatora.

5.3.2. W przypadku braku możliwości zablokowania środków pieniężnych na koncie bankowym Zgłaszającego, zostanie o tym poinformowany i poproszony o uregulowane należności w inny sposób.

 

6. Reklamacje

6.1. Wszelkie reklamacje Uczestników/ Zgłaszających wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres Organizatora.

6.2. Reklamacje mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Wydarzenia.

6.3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

6.4. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.

  1. Ochrona danych osobowych

7.1. Administratorem danych osobowych Zgłaszającego, uzyskiwanych przy korzystaniu ze strony jest Trio Conferences Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k z siedzibą w Warszawie (02-583) przy ul. Wołoskiej 9. Trio Conferences Sp. z o.o. Sp. k. jest również Administratorem danych osobowych tych Uczestników, których dane nie zostały powierzone Trio Conferences Sp. z o.o. Sp. k. przez pracodawców, zleceniodawców Uczestników lub inny podmiot powierzający dane. Z uwagi na charakter usług świadczonych przez Administratora danych osobowych, do ich świadczenia niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych Uczestnika lub Zgłaszającego nabywającego Usługi

7.2. Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a i b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016 /679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako RODO), jak również art. 23 ust. 1 pkt. 1) oraz art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych.

7.3. W przypadku udzielenia przez Uczestnika i/lub Zgłaszającego dobrowolnej zgody, dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia działań marketingowych za pomocą telemarketingu, kampanii e-mailingowych. Dane osobowe będą przetwarzane również w celu nawiązania, ukształtowania treści, zmiany lub rozwiązania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną oraz realizacji zamówień złożonych przez Uczestnika lub Zgłaszającego.

7.4. Odbiorcami danych osobowych Uczestnika i Zgłaszającego będą: spółki należące do grupy kapitałowej Trio Advisory Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. z siedzibą w Warszawie (02-583) przy ul. Wołoskiej 9, pracownicy i współpracownicy Spółki, dostawcy usług księgowych, prawnych i analitycznych, dostawcy narzędzi wspierających obsługę klienta (np. CRM).

7.5. W trakcie Rejestracji Uczestnik lub Zgłaszający może wyrazić zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w celach marketingowych oraz na otrzymywanie informacji handlowych.

7.6. Podane dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym również w formie profilowania.

7.7. Podane dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

7.8. Dane osobowe Uczestników i Zgłaszających przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy będą przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, a po tym terminie – dla celów rozliczeń i dochodzenia roszczeń związanych z umową sprzedaży Usług. Dane osobowe Uczestników i Zgłaszających przetwarzane w celu marketingowym będą przetwarzane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych. Po zakończeniu przetwarzania w pierwotnym celu dane nie będą przetwarzane w innych celach.

7.9. Dane osobowe Uczestników i Zgłaszających będą przetwarzane przez Spółkę w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo tych danych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

7.10. Podanie danych osobowych przez Uczestnika i Zgłaszającego jest dobrowolne, ale niezbędne w celu zawarcia umowy. Uczestnik i Zgłaszający przyjmują do wiadomości, iż brak podania danych uniemożliwia dokonania Rejestracji i świadczenia usług.

7.11. Uczestnik i Zgłaszający ma prawo wglądu do swoich danych osobowych, sprostowania i poprawiania danych nieprawidłowych lub niekompletnych, ograniczania przetwarzania danych, przeniesienia danych do innego administratora, wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jak również do zgłoszenia Organizatorowi jako administratorowi danych żądania usunięcia swoich danych, jeżeli zostały zebrane z naruszeniem przepisów prawa, stały się zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane lub w innych wypadkach wskazanych w przepisach prawa. Uczestnik i Zgłaszający ma także prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych w celach marketingowych lub w celu udostępnienia danych innemu administratorowi oraz usunięcia danych przetwarzanych w tych celach. Żądanie takie Uczestnik i Zgłaszający zgłasza w formie e-mailowej na adres Spółki: kontakt@trioconferences.pl

7.12. Uczestnik i Zgłaszający ma prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych w każdym czasie, przy czym nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania danych dokonanego zgodnie z Regulaminem, na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem. Uczestnik i Zgłaszający przyjmują do wiadomości, iż cofnięcie zgody uniemożliwia przetwarzanie danych, a w konsekwencji świadczenie usług przewidzianych w Regulaminie.

7.13. Uczestnik i Zgłaszający przyjmuje do wiadomości i akceptuje, iż Organizator w ramach działania Strony pozyskuje dane Klientów takie jak adresy IP, loginy, adres e-mail oraz inne (w tym m.in. korzystając z Plików cookies), w celu usprawnienia Serwisu. O fakcie używania plików, o których mowa w niniejszym ustępie, Organizator informuje na stronie Organizatora. Uczestnik lub Zgłaszający mogą w każdym czasie dezaktywować ww. pliki. Wyłączenie możliwości pozyskiwania tych danych (np. poprzez dezaktywację Plików cookies) może powodować niemożliwość korzystania z funkcji Strony oraz dostępnych w nich usług.

7.14. Organizator może udostępniać dane osobowe Uczestników i Zgłaszających podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa, w szczególności organom wymiaru sprawiedliwości – na żądanie tych organów.

7.15. Organizator gromadzi i przetwarza informacje, które Uczestnik i Zgłaszający dostarczają Spółce w trakcie rejestracji, zapisu do newslettera, zgłaszania usług na żądanie, kontaktów z obsługą klienta. Informacje te mogą obejmować: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, sposób płatności, zamówione Usługi, specyfikację wysyłkową, dane o lokalizacji Klienta, identyfikator internetowy.

7.16. Organizator nie pozyskuje i nie gromadzi danych dotyczących kart kredytowych lub innych środków płatności. Wszelkie płatności dokonywane są za pośrednictwem serwisów lub stron osób trzecich. Uczestnik i Zgłaszający powinien zapoznać się z regulaminem i/lub polityką prywatności tych osób przed skorzystaniem z ich usług.

7.17. Organizator zastrzega sobie prawo do ujawniania współpracującym z Organizatorem podmiotom i serwisom internetowym zbiorczych, ogólnych zestawień statystycznych dotyczących Uczestników i Zgłaszających. Zestawienia takie dotyczą oglądalności Stron Internetowych i nie zawierają danych osobowych Uczestników i Zgłaszających.

 

8. Postanowienia końcowe

8.1. W przypadku, gdy Wydarzenie nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

8.2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian dot. programu, prelegentów, miejsca, w którym odbywa się Wydarzenie oraz do odwołania samego Wydarzenia.

8.3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Wydarzeniu będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

8.4. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Wydarzenia oznacza akceptację postanowień Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

8.5. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

8.6. Wydarzenie nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych.

8.7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia.

8.8. Uczestnicy ponoszą odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Wydarzeniem.

8.9. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej www.trioconferences.pl.

8.10. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej www.trioconferences.pl

8.11. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian dot. programu, prelegentów, miejsca, w którym odbywa się wydarzenie oraz do odwołania samego wydarzenia.

(aktualizowano 10.05.2018 r.)